Начало Интервюта Сватбен агент Генка Беломачева: Ръководя сватбената подготовка като военна операция

Сватбен агент Генка Беломачева: Ръководя сватбената подготовка като военна операция

СПОДЕЛИ
restorant

– Здравейте, бихте ли се представили с няколко думи пред нашите читатели?
Коя е Генка Беломачева в живота и в професията?
По професия съм сватбен агент и организирам сватбени и семейни празненства, както и корпоративни събития. Ръководя сватбена агенция “Кадифе“. Израснала съм в Оборище, но живея и работя в София. Омъжена съм и имам 5-годишен син.
– Как решихте да се занимавате с това? От колко време съществува „Кадифе“?
„Кадифе“ съществува от три години. Преди това работех в търговска фирма. Докато бях в отпуск по майчинство, пренаредих приоритетите си и начертах нови планове за кариерата си. Винаги съм желала да работя за себе си, за да мога реализирам идеите си, така че не беше трудно да стигна до избора на професията сватбен агент. Установих, че имам необходимите предпоставки: търговски и организационни способности, добър естетически усет, познания за българските обичаи, бит и култура и трябваше само да се подготвя професионално. Подготвях се близо една година. Преминах курс на обучение при Ади Цанова и навлязох в спецификите на бизнеса. Намерих маркетингов консултант, с който
разработихме уебсайт и бизнес блог, пуснах реклама в интернет, разпространих мълвата сред близки и приятели и … клиентите започнаха да се обаждат.


– Какви качества трябва да притежава един сватбен агент?
Сватбеният агент трябва да съчетава организаторски и търговски качества с творчески умения. Разбира се, добрата комуникация с клиентите и подизпълнителите също е важна.
За да създадеш цялостната концепция и да избереш стила на сватбата или събитието, се изискват сериозни творчески умения. Подготовката на този специален ден започва с избора на обстановката и украсата, музикалното оформление, различните ритуали, танцови и други артистични изпълнения,
храната, обслужването и допълнителните атракции.
Търговските умения са задължителни, защото договаряш цени и условия в интерес на младоженците: от отпечатването на покани и други печатни материали, през наемането на водещ, музиканти, артисти, флористи, фотографи и др. до договарянето с ресторанта или кетъринг фирмата на менюто и кувертите. При организация на събитие работя с най-различни хора: участници в програмата, доставчици, свещеници и общински служители, управители и сервитьори в ресторанти и т.н. Някои от тях избирам аз, други – не, но едно е сигурно: трябва да изискваш от тях, без да са ти подчинени или задължени. Затова се изисква такт, внимание към детайла и позитивно отношение.
– Как се чувствате като човек, който организира един от най-важните дни в живота на всеки човек?

Чувствам се натоварена с голяма, но и приятна отговорност. Осъзнавам колко важен за младоженците е резултатът от работата ми, независимо дали става дума за голяма задача или малка подробност.
Поставям се на тяхно място и направлявам сбъдването на техните желания и идеи, така че те да се осъществят по най-добрия начин. За мен техният сватбен ден е също много специален: удоволствието да ги видя доволни и щастливи няма с какво да се сравни.


– Как протича подготовката за една сватба във вашата агенция? Колко време отнема?
Подготовката на една сватба може да отнеме от няколко седмици до една година, в зависимост от идеята, мащаба и бюджета на събитието. То включва много повече елементи, отколкото младоженците предвиждат първоначално.
Освен да се избере дата, ресторант, рокля и костюм, диджей, фотограф и цветя, са необходими много на брой допълнителни неща като отделен водещ, други участници в програмата, настаняване на гости, които идват отдалече и др.
Забавленията за гостите не се изчерпват само с диджей и оркестър – търсят се известни изпълнители, актьори и танцьори, а програмата включва разнообразни и
многобройни атракции. Съвременните сватби често не са в ресторант, а в зала, градина или на поляна.
Това изисква да се наемат шатри, кетъринг и сервитьори. Едно меню за всички отдавна не е достатъчно – необходимо е разнообразие с повече възможности за избор, включително за представители на различни култури и за привърженици на
различни диети и начини на хранене.
Подготовката за сватбата започва с лична среща с клиентите или видео разговор, ако са в чужбина. Обсъждаме тяхната идея, а аз споделям полезна информация от моя опит, която да ги ориентира относно рисковете от едно или друго решение, относно грешките, които следва да се избягват и т.н.
Накратко, целта е да уточним цялостната концепция, която ще направи сватбата различна и запомняща се. Моята задача е да подчиня всичко на тази концепция и да се погрижа нещата да вървят в синхрон. Младоженците търсят сватбен агент именно затова – да осъществят идеите си за този специален ден до най-малкия детайл, без това да се превръща в бреме за
тях или истински кошмар заради ангажирането с многото подробности.
– Как стигате до оформянето на цялостната концепция за едно събитие?
Добрата комуникация е ключова за организацията на едно събитие. Затова обсъждам с младоженците идеите им в детайли, подавам предложения и ги ориентирам как да адаптират желанията си към реалността. Използвам много
снимки, показвам мостри на материали, така че да уточним и най-малкия детайл в организацията на този специален ден.
Понякога помагам за сбъдването на щури идеи, друг път планирам романтични изненади – важното е, че съм готова за действия извън плана. В нашата работа често настъпват промени, защото организацията включва много хора и фактори. Каквото и да се обърка, веднага известявам клиентите и им предлагам алтернативни решения, за да се вместим в крайния срок.


– От колко души се състои екипът Ви?
Разполагам с екип от няколко души, но най-важните задачи поемам аз: комуникацията с клиентите, преговорите с участниците в празненството, графика с крайните срокове и изразходването на бюджета.
Повече хора са необходими тогава, когато трябва да се свърши много работа за кратко време – най-вече в деня на празненството. Тогава ангажирам между 4 и 6 души, в зависимост от мащаба на събитието и от това какви елементи ще включва: дали ще има църковна церемония и/или изнесен ритуал, какви ще са атракциите за гостите, ще има ли коктейл преди празненството и т.н.
– Как протича самият сватбен ден за Вас и екипа Ви?
Това е най-напрегнатият, но и най-хубавият ден за сватбения агент. Започваме рано сутрин с преглед на всички задачи, които трябва да бъдат изпълнени. Разпределям задълженията между сътрудниците си и следя стриктно план- графика.
Когато приключим с подготовката, освобождавам екипа, а аз оставам за ритуалите и самото празненство и се грижа за гладкото провеждане на цялата програма, за синхрона между всички участници и за контрола върху всички непредвидени
ситуации, които неминуемо възникват при събитие за толкова много хора.
Това са най-напрегнатите моменти, а задачата ми е да ги овладявам и да не допускам те да повлияят негативно на настроението на младоженците или на гостите.
Идеите са едно, но умението да накараш нещата да се случат така, както са планирани, да направиш така, че да се спазят сценария и графика, да имаш резервни планове и да импровизираш незабелязано, за да потулиш нечии пропуски, е нещо съвсем друго.
Във всяка сватба има подобни моменти, но наемането на сватбен агент позволява на младоженците да се отдадат на празника си и да не се натоварват с излишно напрежение.
След края на сватбата, отново събирам екипа, за да приберем украсата и декора. Накрая всички сме удовлетворени, защото сме направили и младоженците, и гостите им щастливи.
– Каква декорация предпочитат младоженците?
Всички искат красива и уникална сватба, но най-често се придържат към няколко актуални стила. Например модерно е провеждането на автентични български сватбени ритуали, а декорацията често е в стил „винтидж“, „рустик“, „фентъзи“,
понякога е модернистична или с холивудски блясък.
Понякога булките имат конкретни идеи, друг път заедно оформяме концепцията. Постоянно се появяват нови варианти за по-богата и различна украса, така че аз
следя тенденциите и ги напътствам. Задачата на сватбения агент е да направи декорацията оригинална, въпреки рамките на стила. Индивидуалните вкусове и предпочитания са различни, но като цяло тенденцията
е към все по-богат декор, който, подобно на театралната и филмовата сценография, пренася гостите в друга епоха, на друго място или в друг свят – светът на фантазията, в който границите са определят от пределите на въображението.
Изборът на декорацията зависи и от времето, и от мястото, където се провежда събитието. През пролетта и лятото се организират повече сватби на открито, но при тях винаги има риск от промяна във времето, затова винаги препоръчвам
„план Б“, който да спаси положението при дъжд или необичайно ниски температури.
– Всички желания на младоженците ли можете да изпълните?
Да, обичам предизвикателствата и се старая да изпълня всичко, което поискат. Правилото ми е никога да не казвам, че нещо е невъзможно. Младоженците търсят сватбен агент точно затова – да реализира идеите, които те не биха могли или би им отнело много време и усилия.
– Обичат ли българите да спазват традициите?
Разбира се. Традициите са тези, които ни събират, създават усещане за близост, и ни карат да се чувстваме като част от общност. В България има различни общности, които имат свои традиции. Спазването на определени обичаи помага на хората да се отпуснат в комфорта на познатото и да се забавляват пълноценно. Затова има обичаи, които присъстват на почти всяка сватба и хората с радост се включват в тях.
На голяма част от сватбите, които организирам, присъстват гости от различни страни и култури, за които нашите обичаи са нещо екзотично и интересно. Това е допълнителна причина младоженците да държат на спазването на традиции.
Самото сключване на брак е една традиция, която не е задължителна. В България има хора, които живеят заедно без брак, но има и над 20 хиляди сватби годишно. Само в Пазарджишка област сватбите всяка година са над 1000, а в София- град над 5000.
– С какво печелите доверието на клиентите си?
Подхождам с доверие към клиентите си и така печеля тяхното. Обичам работата си и това ми помага да развия висок професионализъм. Често се шегувам, че ръководя сватбената подготовка като военна операция – с цялостна стратегия,
със строг график и с внимателно планирани тактически действия. Професионализмът е от голямо значение за клиентите. Именно той отличава сватбения агент от доброволните помощници, които младоженците биха могли да
ангажират.
– Коя е най-нестандартната сватба, която сте организирали?
Във всяка сватба има по нещо нестандартно или предизвикателно, а аз се старая да направя програмата и украсата такива, че да се отличават от останалите
празненства, на които гостите са присъствали. Никой не иска сватбата му да бъде същата като останалите, всеки желае събитието да остави ярки спомени. Организирала съм сватба, на която булката беше от Шанхай, половината гости
бяха китайци, а ритуалът се проведе на български и английски език, от двама водещи. За чуждестранните гости организирах туристическа обиколка из страната и осигурих екскурзовод с китайски език. Организирала съм сватба на открито в стил „рустик“ в къща с голям двор. Провеждала съм изнесен ритуал в двора на Историческия музей в Панагюрище.
Уреждала съм изненада за младоженеца по поръчка на кума с шоу на двойка състезателни танцьори. Изобщо, списъкът с нестандартни неща е дълъг…
– Kaк съчетавате такава динамична и поглъщаща работа със семейството?
Съпругът ми ме подкрепя в това, което правя и с готовност поема грижите за детето, когато се налага. Повечето сватби са през почивните дни, когато той има тази възможност.
Макар че ангажиментът ми в деня на сватбата е за повече часове, по-голямата част от работата ми е свързана с подготовката на събитието и комуникацията с клиентите и участниците в празненството. Върша всичко това в обичайното
работно време, докато синът ми е на детска градина, така че ми остава достатъчно време за семейството.
– С какво сватбена агенция „Кадифе“ е по-различна?
Вярвам, че агенция „Кадифе“ се отличава с високия си професионализъм и отличната комуникация с клиентите. За мен организирането на сватби, семейни тържества и събития е призвание и аз осъзнавам, че създавам преживявания за
другите. Подхождам с внимание и отговорност, а когато съпреживея една красива и радостна сватба, това ме прави още по-щастлива.


– Какво ще пожелаете на всички онези, на които им предстои тази важна крачка?
Пожелавам им щастие и любов! Насладете се на този само ваш ден и се забавлявайте!

Снимков материал :
Личен архив
Илка Антонова
Калоян Георгиев
Димитър Кунев